【人事档案管理办法】为规范企业人事档案管理，确保员工信息的完整性、准确性与安全性，提升人力资源管理水平，特制定本《人事档案管理办法》。该办法适用于公司全体员工，涵盖档案的建立、保管、使用、转移及销毁等全过程。
一、总则
1. 目的：规范人事档案管理流程，保障员工个人信息安全，提高人力资源工作效率。
2. 适用范围：适用于公司所有正式员工、合同制员工及临时用工人员。
3. 管理原则：依法依规、真实完整、分类管理、保密安全。
二、人事档案内容
人事档案主要包括以下
| 档案类别 | 内容说明 |
| 基本信息 | 姓名、性别、出生日期、身份证号、联系方式、籍贯、政治面貌等 |
| 教育背景 | 学历、学位、毕业院校、专业、学习时间等 |
| 工作经历 | 历任职务、工作单位、起止时间、岗位职责等 |
| 职称与技能 | 职称证书、职业资格证、技能等级等 |
| 奖惩记录 | 奖励、处分、通报等情况 |
| 合同信息 | 劳动合同、聘用协议、试用期考核结果等 |
| 其他材料 | 健康检查报告、离职证明、培训记录等 |
三、档案管理职责
| 职责部门 | 主要职责 |
| 人力资源部 | 负责档案的收集、整理、归档、保管及日常管理 |
| 部门负责人 | 协助提供员工相关信息，确保资料准确 |
| 档案管理员 | 负责档案的查阅、借阅、更新及销毁工作 |
| 法务合规部 | 审核档案管理制度是否符合法律法规要求 |
四、档案管理流程
| 环节 | 流程说明 |
| 档案建立 | 新员工入职后，由人力资源部收集并归档相关材料 |
| 档案更新 | 员工信息变动时，及时更新档案内容 |
| 档案调阅 | 仅限授权人员在规定范围内查阅，需登记备案 |
| 档案转移 | 员工调动或离职时，档案随人走或按规定移交 |
| 档案销毁 | 对已失效或无保存价值的档案，经审批后统一销毁 |
五、档案安全管理
1. 保密性：严禁泄露员工隐私信息，未经授权不得对外提供档案资料。
2. 存放安全：档案应存放在专用档案柜中，定期检查防火、防潮、防盗措施。
3. 电子档案：电子档案应加密存储，并定期备份，防止数据丢失。
4. 权限控制：根据岗位职责设置不同级别的档案访问权限。
六、附则
1. 本办法自发布之日起施行，由人力资源部负责解释。
2. 本办法可根据公司发展和实际需要进行修订和完善。
通过本《人事档案管理办法》，公司将实现对员工信息的系统化、规范化管理，为人事决策提供有力支持，同时保障员工合法权益，营造公平、公正、透明的工作环境。